Préparer l'accueil d'un salarié en alternance

Mis à jour le 19/04/2023

Recruter un alternant présente de nombreux avantages pour une entreprise. En formant pratiquement un apprenti ou un salarié en contrat de professionnalisation en complément des enseignements théoriques dont il bénéficie, l’employeur accède à des compétences nouvelles et à des profils adaptés à ses besoins spécifiques. 

 
Votre rôle en tant qu'employeur :

  • donner à l'alternant les moyens nécessaires au bon déroulement de sa formation pratique ;
  • permettre au tuteur ou au maître d’apprentissage d’assurer l’accompagnement de l’alternant, tout en exécutant sa propre prestation de travail (décharge horaire par exemple) ;
  • favoriser l’insertion professionnelle de l’alternant dans l'entreprise.

Informations pratiques et outils pour vous guider dans le choix du type de contrat en alternance

Le simulateur vous permet de savoir à quelle(s) aide(s) financière(s) vous pouvez prétendre et estime le coût salarial que représente le recrutement d’un salarié en alternance, selon le contrat choisi.

Vos engagements envers l'alternant

Des structures peuvent vous conseiller pour recruter un alternant

Pour le recrutement d'un apprenti

Vous pouvez vous adresser à l’OPCO (opérateur de compétences) dont vous dépendez.  

Bon à savoir : il existe un moteur de recherche pour retrouver à partir du code IDCC de la convention collective applicable son opérateur de compétences : retrouvez-le ici.

Il est également possible d’être conseillé par la chambre consulaire dont vous dépendez : 

  • À la chambre de métiers et de l'artisanat si votre entreprise est inscrite au répertoire des métiers. 
  • À la chambre d'agriculture si vous souhaitez embaucher un apprenti relevant de la MSA. 
  • À la chambre de commerce et d'industrie (CCI), si votre entreprise est immatriculée au registre du commerce et des sociétés et si vous ne relevez pas des chambres consulaires mentionnées ci-dessus. 

Les employeurs du secteur public peuvent s'adresser à la DDETS (Direction départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) ou D(R)(I)EETS (Direction interrégionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) dont ils dépendent.

Pour le recrutement d'un salarié en contrat de professionnalisation

Pour bénéficier d'un accompagnement au recrutement d'un salarié en contrat de professionnalisation, adressez-vous à votre OPCO (opérateur de compétences)

Si votre entreprise ne verse pas encore cette contribution, vous pouvez consulter votre convention collective pour savoir si celle-ci désigne un OPCO en particulier. Il existe également un moteur de recherche pour retrouver à partir du code IDCC de la convention collective applicable son opérateur de compétences : retrouvez-le ici

Formaliser un contrat en alternance 

Une fois que vous avez trouvé votre candidat à un contrat d’alternance, vous allez pouvoir formaliser votre contrat et le transmettre à votre opérateur de compétences.  

Votre opérateur de compétences dispose certainement d’une plateforme dématérialisée pour que vous puissiez saisir et transmettre votre contrat d’apprentissage ou de professionnalisation en ligne. Vous serez guidé dans cette démarche. Rendez-vous directement sur le site internet de votre opérateur de compétences. 

Si vous ne pouvez pas transmettre par voie dématérialisée le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, renseignez le formulaire CERFA (CERFA FA 13 pour le contrat d’apprentissage et CERFA EJ 20 pour le contrat de professionnalisation) et envoyez-le par mail ou par courrier à votre opérateur de compétences. 

Que la procédure soit dématérialisée ou non, reportez-vous aux consignes qui suivent. 

Pour le contrat d’apprentissage 

Au préalable, pensez à vous munir des documents contenant les renseignements qui vous seront demandés : 

  • Informations sur votre entreprise : n° de SIRET de l’établissement employeur, caisse de retraite complémentaire, effectif salarié de l’établissement employeur ; 

  • Informations sur le maître d’apprentissage : ses diplômes, son expérience professionnelle, le nombre d’apprentis et alternants salariés en contrat de professionnalisation encadrés ; 

  • Le CV de l’apprenti décrivant son parcours antérieur et si nécessaire son précédent contrat d’apprentissage ; 

  • La convention collective de votre entreprise. 

Le contrat d’apprentissage doit être établi par écrit ou de manière dématérialisée à l’aide du Cerfa FA 13 (et sa notice) signé par l’employeur et l’apprenti (ou et son représentant légal s'il est mineur). 

Le contrat précise le nom du ou des maîtres d’apprentissage. L’employeur atteste des titres ou diplômes dont ceux-ci sont titulaires et de la durée de leur expérience professionnelle dans l’activité en relation avec la qualification visée. 

Avant le début de l’exécution du contrat ou, au plus tard, dans les 5 jours ouvrables qui suivent celui-ci, l’employeur transmet à son opérateur de compétences (OPCO) le contrat d’apprentissage accompagné de la convention de formation et le cas échéant de la convention d’aménagement de durée. Les transmissions peuvent se faire par voie dématérialisée. 

Si vous ne connaissez pas encore votre OPCO, il existe un moteur de recherche pour retrouver à partir du code IDCC de la convention collective applicable son opérateur de compétences : retrouvez-le ici

Dans le cadre de l'instruction du dossier, l’OPCO peut vous demander les pièces permettant d’attester du respect des déclarations figurant dans le contrat d’apprentissage, à savoir notamment : 

  • les pièces justificatives relatives aux informations figurant dans le cerfa notamment les pièces attestant de l’éligibilité du maître d’apprentissage à cette fonction ;

  • la convention de formation ou l’attestation pédagogique et financière, dans le cas d’un CFA d’entreprise (service interne) ; 

  • la convention d’aménagement de durée, le cas échéant ; 

  • la convention de mobilité européenne ou internationale, si une mobilité est prévue dans la convention de formation initiale, le cas échéant. 

L’OPCO statue sur la prise en charge financière dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l’ensemble des pièces.    

Le refus de prise en charge financière est notifié aux parties, par décision motivée ainsi qu’au centre de formation d‘apprentis.  La notification peut être faite par voie dématérialisée. 

Attention :  le dépôt du contrat conditionne le versement des aides aux employeurs d’apprentis. 

Les employeurs du secteur public adressent leurs contrats à la DDETS (Direction départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) dont ils dépendent. Le portail CELIA permet aux employeurs du secteur public des trois versants de transmettre par voie dématérialisée leurs contrats d’apprentissage : plus en savoir plus.

Pour le contrat de professionnalisation 

Pensez à vous munir des documents contenant les renseignements qui vous seront demandés : 

  • Informations sur votre entreprise : n° de SIRET de l’établissement employeur, caisse de retraite, complémentaire, effectif salarié de l’établissement employeur ; 

  • Informations sur le tuteur ; 

  • Informations sur le salarié ; 

  • La convention de formation. 

Le contrat de professionnalisation doit être établi par écrit à l’aide du Cerfa EJ 20 (et sa notice). Il est accompagné du document précisant les objectifs, le programme et les modalités d’organisation et de sanction de la formation. 

Au plus tard dans les 5 jours suivant la conclusion du contrat, l’employeur envoie le contrat de professionnalisation à l’opérateur de compétences (OPCO) dont il dépend. 

Il s'agit de l'organisme auquel l'entreprise verse annuellement la contribution formation professionnelle. Si l'entreprise ne verse pas encore cette contribution, il faut consulter la convention collective pour savoir si celle-ci désigne un OPCO en particulier. Il existe également un moteur de recherche pour retrouver à partir du code IDCC de la convention collective applicable son opérateur de compétences : retrouvez-le ici

Il est toutefois conseillé aux employeurs de déposer le dossier avant le début de l’exécution du contrat de professionnalisation, afin de s’assurer auprès de l’OPCO de sa conformité et de la prise en charge des dépenses de formation. 

L’OPCO dispose de 20 jours pour prendre une décision de prise en charge financière de la formation et rendre un avis sur la conformité du contrat. A défaut de réponse dans ce délai, l’OPCO prend en charge le contrat de professionnalisation et le contrat est réputé déposé. 

Si l’organisme refuse la prise en charge financière au motif que les stipulations du contrat sont contraires à une disposition légale ou à une stipulation conventionnelle, il notifie sa décision motivée à l’employeur et au salarié titulaire du contrat.